20 jun Prazos e atrasos internos na produção: como resolver esse problema?
Se você sofre com a ineficiência no cumprimento de prazos na sua empresa, o que provavelmente é motivo de estresse, investir no aumento da produtividade e otimizar o tempo da sua equipe pode ser a solução ideal.
Neste artigo mostraremos como a contratação de um fornecedor externo pode ajudar na resolução de problemas com prazos e atrasos internos causados por falhas no processo produtivo, apresentando os principais benefícios em terceirizar alguns serviços. Acompanhe!
Defina prazos com antecedência
Essa é uma das primeiras medidas que você tem que tomar se está percebendo que está tendo dificuldades em entregar as atividades no prazo. Certamente, a sua equipe não está apresentando os níveis de produtividade esperados ou a carga horária para cada projeto não está sendo calculada da forma que deveria.
Portanto, é necessário parar um pouco e repensar a fórmula utilizada para fazer estimativas de prazos de projetos e do tempo que cada atividade precisa para ser realizada. Para isso, será preciso calcular a produtividade da equipe interna e aplicativos como o Toggl e o Trello podem ajudar.
Depois de calcular melhor o tempo que a sua equipe precisa para entregar cada etapa de um projeto, considere adicionar uma margem de segurança e planeje a entrega com um prazo maior, para que a empresa esteja mais disponível a resolver situações inesperadas na realização das atividades e não trabalhe com estresse.
Terceirize processos
A terceirização de serviços, também conhecida como outsourcing, consiste em transferir para uma empresa especializada algumas de suas atividades e isso pode ser positivo não só para economizar, quanto para evitar atrasos na produção, pois você deixa de se preocupar com assuntos triviais, como a impressão de documentos, boletos e notas fiscais e trabalha mais na gestão estratégica.
Quando a terceirização é feita, é a empresa contratada que precisa se preocupar com os prazos de produção e, já que são especialistas e essa será, basicamente sua função para com a sua organização, esses tendem a ser evitados.
Se você trabalha em editora ou precisa constantemente de serviços gráficos, além dos serviços citados anteriormente, existe a possibilidade de você contratar uma empresa especializada para assumir todas as suas demandas de impressão e diagramação, incluindo banners, cartões de visitas e flyers.
Aliás, esse pode ser um grande gasto para as organizações. Os materiais gráficos, equipamentos de impressão, pessoal, relacionamento com fornecedores e manutenção são responsabilidades da empresa contratada, portanto, economiza-se tempo e custos financeiros.
E por falar em tempo, monitorar a fila de impressão é uma tarefa simples, porém, não é rápida, concorda? Ao terceirizar esse processo, a empresa contratada se preocupa em capacitar o colaborador para esse fim enquanto você otimiza o tempo dos seus.
Otimize o tempo interno
Quando você terceiriza serviços gráficos, consegue ter mais tempo livro, assim como a sua equipe, para se concentrar em áreas mais importantes para o negócio, como atendimento ao cliente e vendas. Além disso, é possível calcular com mais facilidade os custos envolvidos nos processos e, assim, criar estratégias para otimizar recursos e ter melhores ROIs (retornos sobre o investimento) a cada projeto.
Ao terceirizar atividades básicas, o gestor consegue reduzir sua sobrecarga de trabalho, mas ele ainda precisa acompanhar a eficiência dos novos processos de perto, para saber se as expectativas estão sendo alcançadas. Para isso, é bom utilizar indicadores de performance, os KPIs (Key Performance Indicators).
Esses benefícios criam uma condição favorável ao crescimento da sua empresa, sem a necessidade de contratar mais colaboradores e ter mais pessoas e atividades para gerenciar.
E então, pronto para evitar problemas com prazos e atrasos internos na sua empresa? Aplique a primeira dica do artigo desde já e considere terceirizar serviços básicos, porém importantes, para que você consiga trabalhar com menores preços, custos, sem perder a qualidade no material, seja ele digital ou impresso. Além de ajudar com tudo isso, o seu prestador de serviços pode gerar importantes insights para as suas necessidades graças à experiência obtida com outros clientes.
Se você quer saber mais sobre as soluções que a Diagramando tem para resolver os seus problemas com projetos editoriais, envie um e-mail para falecom@diagramando.com.br, ligue para (11) 3422-3120 ou preencha o nosso formulário online.
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